Travailler dans l’évènementiel, c’est s’adapter à un monde qui change à tout moment : un travail à horaire décalé, des déplacements fréquents, des clients très variés et de toutes les catégories… Bref, les métiers sont réservés uniquement aux candidats motivés. Mais que fait réellement une agence évènementielle ?
Quels sont les différents types d’évènements pris en charge par une agence ?
Organiser un évènement, c’est la principale tâche d’une agence évènementielle. Il peut s’agir d’une prestation complète (de A à Z) ou partielle. On peut distinguer :
- Les évènements professionnels : formation, conférence, congrès, convention d’entreprise, incentives, roadshow, salon, séminaire, soirée d’entreprise, team building, voyages d’affaires…
- Et les évènements personnels : mariage, baptême, fiançailles, etc.
Certaines agences sont spécialisées dans un domaine spécifique afin de pouvoir offrir à leur client un service personnalisé. Le wedding planner par exemple est spécialisé dans l’organisation des mariages tandis que l’agence digitale dans le monde du web… Quoi qu’il en soit, l’agence doit disposer d’un personnel compétent et ayant des talents différents pour répondre aux besoins des clients. En général, elle regroupe une équipe commerciale, une équipe marketing, une équipe de communication, un chef de projet évènementiel, un chargé de relations publics…
Les prestations d’une agence évènementielle !
Les tâches d’une agence évènementielle sont très diversifiées. Mais voici son mode de fonctionnement :
- Élaboration d’un cahier de charge qui détermine les objectifs de la prestation et les besoins avant, pendant et après l’évènement
- Mis en place des outils évènementiels
- Création des supports marketing
- Réalisation des tâches : recherche d’une salle de réception, des prestataires (traiteur, animateurs, imprimeurs, etc.)
- Suivi et feedback
En tout cas, l’agence propose à ses clients plusieurs types de prestations, à savoir :
- La prise en charge des campagnes publicitaires
- L’organisation d’un évènement
- La négociation avec les tiers
- L’établissement d’un budget prévisionnel
- Les conseils et suggestions
- Le webmarketing
Attention ! L’agence digitale est chargée de prendre en main tous les évènements sur internet : promotion de vente, lancement d’un produit…
Quels sont les avantages de faire appel à une agence évènementielle ?
Avec les diverses évolutions technologiques, de nombreuses entreprises préfèrent externaliser la prise en charge d’un évènement. Mais pourquoi ?
- L’agence évènementielle peut réaliser des services de haute qualité qui peuvent engendrer des valeurs ajoutées importantes
- Elle adapte la prestation en fonction des demandes du client et de la tendance actuelle
- Elle peut conseiller les organisateurs afin de prendre la meilleure décision que ce soit en matière stratégie de communication ou dans d’autres domaines
- Elle s’occupera de tout et s’assurera du bon déroulement de l’évènement. En cas de pépin de dernière minute, elle prévoit un plan B pour éviter que la journée ne vire au cauchemar !
En somme, confier son évènement entre les mains d’un professionnel, c’est garantir le succès de l’entreprise !